Herausforderung
Das Referat für Stadtplanung und Bauordnung der Landeshauptstadt München beauftragte uns mit der Konzeption, Organisation, Durchführung und Dokumentation der regionalen Wohnungsbaukonferenzen 2016, 2017 und 2018. Oberbürgermeister Dieter Reiter nutzt dieses Forum alljährlich, um mit Abgeordneten des Bundestags, des Bayerischen Landtags, Landräten und Bürgermeistern aus der Metropolregion München über wohnungspolitische Themen zu diskutieren. Diese Konferenzen fanden im alten Rathaussaal in München, im Jahr darauf in Ebersberg und 2018 in Rosenheim statt. Das Ziel dieser groß angelegten Events waren gefüllte Säle mit zahlreichen Anmeldungen und kompetenten Gästen aus München und der Region, um viele Initiativen und Projekte auf den Weg zu bringen.
Lösung
In unseren Händen lag das gesamte Eventmanagement: angefangen von der Erstellung einer Adressdatenbank über das Versendung von Einladungen per E-Mail und Post, bis zu Save-the-Date-Mailings und Remindern. Zeitgleich erstellten wir die Veranstaltungsunterlagen, die den Teilnehmern in Form einer Mappe ausgehändigt werden sollten. Wir programmierten einen Chat-Wall und bespielten alle infrage kommenden Kommunikationskanäle. Auf der von uns online gestellten Projektwebsite www.wohnungsbaukonferenz.de konnten sich die Eingeladenen über das Programm informieren, anmelden und später Event-Rückblicke aufrufen. Diese Rückblicke dokumentierte unser Team mit Fotos und mehreren Videos. Auf diese Weise haben wir das von uns entwickelte Rahmenkonzept multimedial umgesetzt. Auf der Konferenz selbst organisierten wir u.a. die Podiumsdiskussion und initiierten Fachforen. Dort brachten wir gezielt Fachleute aus Wissenschaft, Politik und Verwaltung zusammen, die sich über innovative Ansätze bei der interkommunalen Zusammenarbeit informieren konnten. An eher informellen „Stammtischen“ trafen sich Expertenrunden für Projekte, die in den kommenden Jahren umgesetzt werden sollen.
Erfolg
Die von unserer Agentur verantworteten Regionalen Wohnbaukonferenzen hatten jeweils 300 und mehr Gäste – ein großer Erfolg, vor allem wenn man den hohen Termindruck bedenkt, dem Abgeordnete, Funktionäre und Entscheidungsträger im Politikbetrieb ausgesetzt sind. Im Ergebnis dieser Konferenzen sind zahlreiche Initiativen und Projekte auf den Weg gebracht worden. Wir haben einen konstruktiven Rahmen für den Austausch zum dringlichen Thema Wohnungsbau geschaffen, in dem die relevanten Leute zusammenkamen, um gemeinsam Strategien, Maßnahmen und Lösungswege zu erarbeiten. Die Resonanz war durchweg positiv.
